Riunione condominiale online: tutti i consigli utili

La riunione condominiale online ormai è diventata una soluzione molto frequente, a causa delle restrizioni da Covid. Precisamente, molti amministratori di condominio preferiscono infatti utilizzare questo metodo e svolgere le riunioni condominiali da remoto, in quanto non sempre in tutti i plessi condominiali è presente uno spazio adeguato per rispettare le distanze. Quando infatti questo non è possibile o quando è urgente riunirsi per prendere delle decisioni in merito al condominio, gli amministratori ricorrono a comunicare che tutti svolgeranno una riunione tramite un’applicazione, quindi con videochiamata. A volte con questo metodo però si possono riscontrare delle difficoltà. Proprio per questo, sarebbe opportuno fare attenzione ad alcuni consigli utili.

Riunione condominiale online: come fare per organizzarne una nel modo giusto

La riunione condominiale online è sempre più diffusa, anche perché per quella da svolgere in presenza occorre avere a disposizione uno spazio adeguato. Solo con quest’ultimo infatti può garantire di rispettare la distanza di sicurezza di almeno un metro, sempre ovviamente indossando i dispositivi di protezione.

Da remoto invece questa problematica non sussiste, ma ne sono comunque presenti altre. In effetti non tutti sono pratici con i sistemi digitali e a volte è necessario che alcuni condomini si rivolgano a nipoti o figli per chiedere aiuto per connettersi.

Per organizzare al meglio una riunione condominiale svolta online infatti si deve pensare anche a sfaccettature come questa appena indicata. Si faccia un esempio con gli anziani: questi ultimi potranno avere delle difficoltà a connettersi o a scaricare l’applicazione scelta per riunirsi. Di conseguenza, l’ideale sarebbe che l’amministratore inviasse non solo una comunicazione a loro, ma anche ai loro figli, in modo che questi ultimi possano essere consapevoli del fatto della riunione. In tal modo infatti potranno essere delegati dai loro padri o dalle loro madri anziane e quindi sentire le decisioni al loro posto oppure insegnare loro come si fa.

Questo però non è tutto, perché per organizzare al meglio le riunioni, un amministratore deve anche cercare di scegliere un’app o anche una piattaforma che sia semplice da usare e che non crei problemi tra i condomini. Per fare un esempio, si possono usare anche Google Meet oppure Skype o Zoom. In questo modo si potrà semplicemente cliccare sul link della riunione al momento giusto e poi si avvierà il meeting online. Puntando su applicazioni famose o che non necessitano di essere scaricate, si avrà più possibilità di facilitare il collegamento per i vari condomini. Questo però non è tutto, per avere una buona organizzazione per la riunione condominiale online.

Gli altri consigli da poter tenere in considerazione

Tra gli altri consigli da poter tenere in considerazione per organizzare al meglio una riunione online, sicuramente vi è anche il fatto di riuscire a eliminare le controversie. Questa ovviamente è anche una problematica da considerare per le riunioni in presenza, ma può essere difficile da remoto, cercare di farsi sentire. Non sempre infatti è possibile vedere, tra le tante persone connesse, i gesti dell’amministratore o sentire la sua voce, se anche le altre si sovrappongono. Proprio per questo, sta all’amministratore chiedere il parere ad ogni singolo condomino, cercando di stabilire dei turni di parola ben precisi.

Insomma, si deve fare molta attenzione a non far accavallare i turni oppure si sentirà solo una grande confusione. Un altro consiglio utile è che quando si svolge una riunione condominiale online sarebbe opportuno anche parlare subito di questioni importanti, anche perché in questo modo si evita di perdere tempo. In più potrebbe persino cadere la connessione e prima che sia necessario ricreare un nuovo link oppure attendere che un membro della riunione si ricolleghi, meglio iniziare subito dai concetti principali. In questo modo si può anche essere brevi, senza cercare di tenere per troppo tempo le persone davanti al PC.

Oltre a questo però è molto importante sottolineare anche che l’ideale sarebbe far tenere le telecamere spente, se si è in tanti. In questo modo infatti ci saranno meno probabilità che la videochiamata riesca ad essere duratura e che nessuno si scolleghi per colpa di problemi collegati alla connessione debole. Non terminano qui però anche altri fattori a cui fare attenzione, per organizzare al meglio una riunione di condominio online.

Ulteriori fattori da considerare

Da sottolineare poi un altro elemento di fondamentale importanza: qualora si dovesse provvedere alla spartizione delle spese o a comunicazioni che possono anche essere inviate in forma scritta, proprio queste ultime possono anche essere inoltrate tramite mail, evitando quindi di leggere ogni singolo dettaglio direttamente durante la videochiamata. Insomma, l’ideale sarebbe essere brevi e concisi. Questo non vale solamente per gli amministratori, ma anche per tutti i condòmini. Quando infatti questi ultimi avranno la possibilità di parlare, sarà opportuno dare un tot di minuti a testa per esprimere la loro opinione, oppure si rischia, come accennato, di avere poco tempo a disposizione, nonché di dilungarsi troppo. Oltre a questo sarebbe opportuno anche dare a chiunque l’opportunità di sganciarsi dalla riunione, quando vuole. Questo significa che se qualcuno ha degli impegni importanti, potrà comunicare all’amministratore che si scollegherà prima del previsto. Proprio per questo, sarebbe meglio evitare di dilungarsi su troppi dettagli.

Va anche precisato che ci sono degli amministratori che preferiscono evitare di svolgere la riunione condominiale, se le misure restrittive per cil Covid non lo consentono. Questo significa che non tutti ricorrono al metodo online, ma preferiscono aspettare il momento giusto in cui sarà possibile riunirsi in presenza.

Questo ovviamente è possibile, anche se è vero che nel momento in cui sono presenti decisioni molto importanti da prendere ed è necessario richiedere i pareri dei vari condomini, sarà indispensabile riunirsi anche con la modalità online. I casi più frequenti in cui si usa questo metodo riguardano le decisioni su eventuali lavori oppure anche su problematiche da risolvere ascoltando le opinioni di tutte le famiglie che vivono in quel determinato complesso condominiale.

Insomma, come si è visto si deve fare attenzione a diversi fattori per riuscire a organizzare al meglio un' assemblea condominiale in videoconferenza. Quello principale è cercare di far partecipare tutti oppure dare la possibilità di fare una delega verso parenti o altri condomini.